A fase externa do pregão deve ser iniciada com a convocação dos interessados e devem ser observadas diversas regras, incluindo a convocação dos interessados, que será efetuada por meio de publicação de aviso em diário oficial do respectivo ente federado ou, não existindo, em jornal de circulação local, e facultativamente, por meios eletrônicos e, conforme o vulto da licitação, em jornal de grande circulação.

O prazo de validade das propostas é de 90 dias, se outro não estiver fixado no edital. É vedada a exigência de garantia de proposta; exigências de habilitação, como condição para participação no certame; e pagamento de taxas e emolumentos, salvo os referentes a fornecimento do edital, que não devem ser superiores ao custo de sua produção, e aos custos de utilização de recursos de tecnologia da informação.

Quem, convocado dentro do prazo de validade da sua proposta, não celebrar o contrato, deixar de entregar ou apresentar documentação falsa exigida para o certame, ensejar o retardamento da execução de seu objeto, não mantiver a proposta, falhar ou fraudar na execução do contrato, comportar-se de modo inidôneo ou cometer fraude fiscal, ficará impedido de licitar e contratar com a União, Estados, Distrito Federal ou Municípios.

Os atos essenciais do pregão, inclusive os decorrentes de meios eletrônicos, devem ser documentados no processo respectivo, com vistas à aferição de sua regularidade pelos agentes de controle. As compras e contratações de bens e serviços comuns, quando efetuadas pelo sistema de registro de preços previsto na Lei nº 8.666/1993, podem adotar a modalidade de pregão, conforme regulamento específico.

A fase preparatória do pregão deve observar uma série de regras, incluindo que a autoridade competente deverá justificar a necessidade de contratação e definir o objeto do certame, as exigências de habilitação, os critérios de aceitação das propostas, as sanções por inadimplemento e as cláusulas do contrato, inclusive com fixação dos prazos para fornecimento.