A segregação de funções é um princípio fundamental do controle interno. Seu objetivo é impedir que uma única pessoa concentre etapas incompatíveis de uma operação.

Na questão, o mesmo empregado seria responsável por quatro atividades:

1. Solicitar a compra: identificar a necessidade de adquirir um material.

2. Aprovar a despesa: autorizar a realização do gasto.

3. Receber o material: verificar e assumir a guarda do que foi comprado.

4. Conferir o pagamento: verificar se o pagamento está correto.

O problema está na concentração dessas responsabilidades.

Imagine que um funcionário solicite uma compra desnecessária, aprove a própria solicitação, receba o material e confira o pagamento. Como não há uma divisão adequada de responsabilidades, fica mais fácil cometer irregularidades sem que outra pessoa perceba.

Por isso, a segregação de funções busca criar uma espécie de verificação cruzada: uma pessoa executa determinada etapa e outra verifica ou autoriza uma etapa relevante.

Gabarito: Errado.

A assertiva contraria um dos princípios mais importantes do controle interno: a segregação de funções. Esse mecanismo existe justamente para evitar que uma única pessoa concentre etapas críticas de um mesmo processo.

Ponto decisivo: quanto maior a concentração de responsabilidades em um único empregado, maior o risco de erros, fraudes e irregularidades.

No exemplo apresentado, a mesma pessoa solicitaria a compra, aprovaria a despesa, receberia o material e ainda conferiria o pagamento. Essa concentração elimina mecanismos de verificação independente, enfraquecendo significativamente o sistema de controle interno.

A lógica da segregação de funções é simples: quem autoriza uma operação não deve ser o mesmo responsável por executá-la e, preferencialmente, também não deve ser quem realiza sua conferência posterior. Dessa forma, cria-se uma rede de controles cruzados capaz de detectar falhas e dificultar fraudes.

Pegadinha da questão: o examinador inverteu completamente o conceito ao afirmar que a concentração das etapas aumentaria a eficiência do controle interno. Na verdade, ocorre exatamente o oposto. A concentração pode até tornar o processo mais rápido em determinadas situações, mas reduz a segurança e a confiabilidade dos controles.

Em auditoria, é comum associar a segregação de funções às seguintes atividades:

• autorização da operação;
• execução da operação;
• registro da operação;
• conferência ou fiscalização da operação.

Sempre que possível, essas funções devem ser distribuídas entre pessoas diferentes.

Assim, a segregação de funções recomenda a separação das etapas do processo, e não sua concentração em um único empregado. Por essa razão, a assertiva está errada.