Em nenhuma hipótese, um documento recém-produzido deve ser recolhido. Este aguarda os prazos previsto na tabela de temporalidade e destinação de documentos.

O ato de transferir documentos não pressupõe a transferência de responsabilidade, os documentos segue sendo de completa responsabilidade administrativa, civil e legal dos produtores. 

O recolhimento de documentos é feito por meio de transporte de documentos até os depósitos centrais de documentos e não depende de procedimentos anteriores e viso prévio, afinal documento também é patrimônio institucional.

A listagem descritiva do conjunto é encaminhada junto dele quando da transferência para os arquivos centrais.

Pode-se recolher, a critério da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, conjuntos documentais, desde que devidamente motivado, registrado e homologado pela autoridade máxima da instituição, nos quais não tenham a destinação final prevista pela Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos. A este processo, denomina-se selo histórico.