A declaração de óbito é constituída por três folhas carbonadas e sequenciais, que podem ser preenchidas por qualquer profissional de saúde, assim como é feita a notificação compulsória.

A primeira via é arquivada no Cartório de Registro Civil; a segunda via, arquivada no prontuário médico; e a terceira via, encaminhada à Secretaria de Saúde para fins de controle demográfico-sanitário.

Os óbitos de pessoas sem assistência médica deverão ser atestados por médicos do Serviço de Verificação de Óbitos (SVO), caso disponível; por médicos do serviço público de saúde mais próximo; ou por qualquer médico, devendo constar no atestado que o óbito ocorreu sem assistência médica.

Caso um paciente faleça por pneumonia, mas a causa básica da morte tenha sido uma queda da própria altura, o médico assistente poderá assinar a D.O., pois a causa terminal não foi externa.