Alternativa correta: C – V, F, V, F, V.

Tema central: Esta questão aborda organização e controle de documentos e arquivos – um assunto essencial para quem atua no secretariado ou nas rotinas administrativas. O objetivo é avaliar seu entendimento sobre boas práticas no tratamento documental, tanto físico quanto digital.

Resumo teórico:

A organização adequada de documentos facilita o acesso, reduz perdas de informação, melhora o fluxo de trabalho e garante a eficiência administrativa. Arquivos digitais também requerem critérios claros de classificação e segurança (ex.: padrões ISO 15489, Lei 8.159/1991 sobre arquivos públicos), pois a facilidade de busca não elimina riscos como perda, duplicidade ou vazamento de dados. O controle rigoroso envolve definir prazos de guarda e descarte conforme normas internas ou legislação. Protocolos de registro dão rastreabilidade aos documentos, fundamental para auditorias e transparência. A centralização ou descentralização deve ser planejada: descentralizar não garante segurança automaticamente, podendo até dificultar esse controle.

Justificativa da alternativa correta (C):

1ª afirmativa – Verdadeira: Organizar facilita o acesso e a eficiência.
2ª afirmativa – Falsa: Arquivos digitais também precisam ser classificados e protegidos, conforme já explicado.
3ª afirmativa – Verdadeira: Definir prazos para guarda e descarte é essencial e previsto em normas.
4ª afirmativa – Falsa: Descentralização não garante, por si só, mais segurança ou integridade.
5ª afirmativa – Verdadeira: Protocolos para registro são indispensáveis para rastrear documentos.

Análise das alternativas incorretas:

A. Erra ao considerar a 3ª como falsa e a 2ª como verdadeira.
B. Incorreta porque considera falsa a 3ª e verdadeira a 4ª afirmativa.
D. Inicia com a 1ª falsa, o que já elimina a alternativa.

Dicas de interpretação: Fique atento a termos absolutos como “sempre”, “nunca” ou “não precisam”, que costumam indicar possíveis pegadinhas. Relacione sempre cada item com a legislação e boas práticas.

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