Alternativa correta: B

Tema central da questão: A questão trata das rotinas do protocolo, expedição e distribuição de correspondência em instituições, áreas fundamentais na gestão de documentos arquivísticos. Esses procedimentos garantem rastreabilidade, segurança e eficiência no fluxo documental, aspectos exigidos em órgãos públicos e privados.

Resumo teórico: O protocolo é a porta de entrada e saída dos documentos, responsável pelo registro, tramitação e controle. A expedição envolve o envio de documentos, garantindo que se saiba como, para quem e quando o documento foi enviado. A distribuição cuida do direcionamento do documento à unidade ou pessoa certa, respeitando critérios como competência, volume e prioridade. Outros conceitos importantes são autuação (formação de processo) e juntada (anexação de novos documentos).

Fontes relevantes: Manual de Protocolo e Arquivo do Arquivo Nacional, Lei 8.159/1991 (Política Nacional de Arquivos).

Justificativa da alternativa correta:
B - Autuação consiste no arquivamento definitivo do documento na unidade de origem.
Essa alternativa está INCORRETA. Autuação não é arquivamento definitivo, mas sim a abertura de um processo administrativo, quando se reúne um ou mais documentos para iniciar a tramitação formal. Arquivar definitivamente ocorre apenas após o encerramento dos trâmites e conforme tabela de temporalidade. Por isso, essa é a resposta certa.

Análise das demais alternativas:

A - Correta. O uso de carimbo com data, hora e número sequencial realmente garante rastreabilidade e controle de prazos, conforme práticas de protocolo.

C - Correta. A juntada é o procedimento de anexar peças a processos, normalmente com registro em termo de conferência.

D - Correta. A distribuição respeita critérios de competência, volume de trabalho e prioridade, conforme boas práticas.

E - Correta. A expedição envolve o registro detalhado do envio, incluindo meio, destinatário e comprovante, para garantir segurança e integridade.

Dicas de interpretação:
Procure por termos técnicos usados de forma inadequada ou confusa, como confundir “autuação” com “arquivamento definitivo”. Atenção a expressões como “definitivo” ou “sempre”, pois muitas vezes indicam pegadinhas.

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Autuatação é juntar e organizar. A alternativa define o arquivo definitivo.

B

O protocolo realiza as seguintes atividades:

– Recebimento – Registro – Autuação – Classificação – Expedição/Distribuição – Controle/Movimentação

RECEBIMENTO

É a etapa que consiste em receber os documentos que entram na instituição ou ainda aqueles produzidos nos próprios setores do órgão para que sejam formalizados.

REGISTRO

É o procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básicos do documento em um sistema de controle (informatizado ou manual).

Tais dados serão utilizados quando da localização do documento por parte do interessado.

AUTUAÇÃO

É o procedimento no qual documentos são transformados em processos. Tal operação exige a inserção de capa específica, a numeração das páginas que irão constituir o processo e ainda a atribuição de um número que o identificará.

CLASSIFICAÇÃO

Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará análise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os códigos existentes no Plano de Classificação da instituição. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde que não sejam particulares (documentos não oficiais) ou sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados).

Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidade de registro ou autuação, pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos. Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) deverão ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários.

/ DISTRIBEXPEDIÇÃOUIÇÃO

É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Distribuição é a remessa dos documentos às unidades responsáveis sobre a matéria nele tratadas, dentro do próprio órgão. Expedição é o envio do documento para outro órgão da administração pública.

CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO (TRAMITAÇÃO)

É a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes. Tal movimentação é realizada através de sistemas informatizados de protocolo ou de controles manuais (livros ou fichas de protocolo)

AUTUAÇÃO ==> tranformação do documento em processo. A autuação de processos nos órgãos públicos brasileiros é uma atividade exclusiva do setor de Protocolo.