O setor de Recursos Humanos de uma prefeitura decidiu reorganizar seu arquivo, buscando facilitar a localização dos documentos funcionais dos servidores. Após análise, verificou-se que os documentos estavam armazenados sem critério uniforme: alguns agrupados por nome, outros por data de admissão e outros pelo número do cadastro funcional. A equipe foi orientada a adotar um método de arquivamento único e padronizado, compatível com o tipo e a frequência de uso dos documentos.
Diante dessa situação, assinale a alternativa correta sobre os sistemas e métodos de arquivamento: