O Manual de Gestão de Documentos da Administração Pública Federal (CONARQ) estabelece que a expedição de correspondência deve assegurar rastreabilidade, confiabilidade e autenticidade dos documentos produzidos pelo órgão. Para isso, recomenda-se que os documentos de saída sejam registrados antes do encaminhamento, contendo informações essenciais como: identificação do documento, origem, destinatário, data, classificação quanto ao sigilo e meio de envio. Além disso, a etapa de expedição deve incluir conferência técnica, verificação de anexos, adequada selagem e acondicionamento, escolha do meio mais apropriado (malote, postal, eletrônico, AR, courier), e comprovação de entrega para fins de responsabilidade administrativa.
A Fundação Orçamentária Alfa constatou que grande parte de suas respostas a órgãos de controle externo estavam sendo enviadas sem registro prévio e com inconsistências no endereço do destinatário. Em auditoria, o controle interno identificou que o setor de expedição estava fazendo o registro após o envio, justificando que tal prática "agilizava o fluxo" e que o órgão "não tinha obrigação de guardar comprovantes de entrega", já que os documentos eram considerados "de simples comunicação".
Considerando o texto-base e as boas práticas de expedição documental, o procedimento correto é: