José Maria Jardim (1996), em seu artigo: A invenção da memória nos arquivos públicos, expõe que “a quantidade e a variedade de suportes e formatos documentais, de um lado, e a escassez de recursos arquivísticos, de outro, implicam que os documentos produzidos e acumulados por uma organização devam inevitavelmente passar por um processo de avaliação” (p. 6). Segundo o autor, esse processo de avaliação é norteado pelos conceitos: