A digitalização do legado não poderá ser realizada com o auxílio de terceiros, ficando a cargo de cada órgão ou entidade do SIPEC a contratação e gestão desses serviços.

Documentos médicos identificados nas pastas funcionais não poderão fazer parte do legado, salvo os que constam na tabela de documentos funcionais, de acordo com o Decreto N° 7.003, de 09 de novembro de 2009 e a Ordem Normativa SRH/MP N° 3, de 23 de fevereiro de 2010.

Para fins de digitalização do legado, os órgãos e entidades deverão dispor de equipamentos de digitalização compatíveis com as especificações recomendadas pelo Departamento de Gestão dos Sistemas de Pessoal - DESIS.

A partir de 01 de julho de 2016, fica vedado o arquivamento na forma não digital de novos documentos funcionais nas pastas funcionais, devendo ser utilizado exclusivamente o AFD como repositório de documentos funcionais.

Novos documentos funcionais, não digitais, produzidos pelo órgão de vinculação do servidor deverão ser classificados, arquivados e mantidos nos termos da temporalidade e destinacão de documentos de arquivo aprovados pelo CONARQ ou pelo Arquivo Nacional.