deve-se evitar a construção/utilização de locais próximos a áreas de intenso tráfego sujeitas trepidação, ruído e poluição.

caso utilize-se estantes autoportantes para o armazenamento de documentos, a carga sobre o solo deve ser calculada em relação ao volume total do acervo. 

em relação à proteção contra danos causados por fogo e água, recomenda-se que as áreas de depósito devem ser totalmente desvinculadas das áreas destinadas ao atendimento público e também independentes das áreas de trabalho arquivístico e administrativo.

as fileiras de estantes precisam ser dispostas no sentido da circulação do ar, de forma a nunca bloquear seu movimento, evitando-se, assim, a formação de bolsões de ar estagnado.

espaços menores e compactos são mais eficientes quanto à manutenção das condições ambientais, necessárias à preservação, do que as construções amplas com grandes vãos ou abertas.