O Escriturário da Secretaria de Administração recebe
incumbência de reorganizar acervo documental disperso,
contendo: processos administrativos em tramitação,
correspondências arquivadas, relatórios de gestão de
exercícios anteriores e minutas de atos normativos. Um
colega sugere reorganizar tudo por assunto (licitações,
pessoal, patrimônio) para facilitar buscas futuras.
Considerando os princípios arquivísticos consagrados
pela teoria e pela legislação, a orientação tecnicamente
correta é:

Question

O Escriturário da Secretaria de Administração recebe
incumbência de reorganizar acervo documental disperso,
contendo: processos administrativos em tramitação,
correspondências arquivadas, relatórios de gestão de
exercícios anteriores e minutas de atos normativos. Um
colega sugere reorganizar tudo por assunto (licitações,
pessoal, patrimônio) para facilitar buscas futuras.
Considerando os princípios arquivísticos consagrados
pela teoria e pela legislação, a orientação tecnicamente
correta é: Alternativa A: Adotar a reorganização por assunto proposta pelo
colega, pois o princípio da pertinência temática é o
mais adequado para acervos administrativos
contemporâneos e facilita a recuperação da
informação pelo usuário final. Ou Alternativa B: Manter os documentos agrupados segundo o órgão
produtor e respeitar a ordem original de acumulação,
pois os princípios da proveniência e da organicidade
preservam o contexto de produção e as relações
funcionais entre os documentos. Ou Alternativa C: Combinar proveniência com pertinência, criando
pastas temáticas dentro de cada fundo, o que
harmoniza contexto de produção com facilidade de
acesso e atende simultaneamente aos dois
princípios. Ou Alternativa D: Priorizar a ordenação cronológica absoluta, pois a
data de produção é elemento objetivo que independe
de interpretação e permite reconstruir a sequência
das atividades administrativas. Ou Alternativa E: Aplicar o princípio da territorialidade, organizando os
documentos conforme o local de guarda original, o
que preserva a distribuição espacial do acervo e
facilita a gestão física.

Thamires Firmo · Accepted Answer

Alternativa [B] Manter os documentos agrupados segundo o órgão
produtor e respeitar a ordem original de acumulação,
pois os princípios da proveniência e da organicidade
preservam o contexto de produção e as relações
funcionais entre os documentos. GAB. BNa Arquivologia, dois princípios fundamentais orientam a organização dos documentos:Princípio da proveniência:respeito aos fundos: Determina que os documentos devem ser mantidos agrupados conforme a entidade que os produziu. Não se deve misturar documentos de diferentes produtores. respeito a ordem original: Determina que os documentos devem manter a organização dada pelo órgão produtor, preservando a lógica das atividades administrativas.Princípio da organicidade: relação natural entre os diversos documentos do arquivo, os documentos devem refletir a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora em suas relações internas e externas;JOSUÉ 1:9 ♥

O Escriturário da Secretaria de Administração recebe incumb...

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