Um SIGAD pode conter documentos arquivísticos dos tipos pdf, mp3 ou mp4, considerando os critérios de segurança adotados, com vistas a coibir alterações não autorizadas nesses documentos.

Segundo as diretrizes de digitalização de documentos de arquivo, a institucionalização de uma Unidade Técnica de Digitalização (UTD) pode ser realizada com recursos próprios da instituição desde que conte com equipe qualificada, espaço físico, equipamentos especializados e infraestrutura computacional exclusivamente da instituição produtora.  

Para a instituição que deseja adotar os procedimentos de digitalização, é suficiente a adoção de um plano de classificação de documento arquivísticos (PCDA) e tabela de temporalidade de documentos arquivísticos (TTDA).

As recomendações gerais para gestão arquivística de documentos mencionam que a digitalização de fotografias, cartazes, plantas e mapas deve ser feita para o formato JPG ou GIF, compatíveis com o PAdES. 

Os formatos de arquivos padronizados são aqueles cujas especificações são definidas por uma organização que mantém seus direitos, sendo o uso desses arquivos gratuito ou não (p.ex.: .pdf, .jpeg, .doc e .gif).