A principal característica do arquivo é que o conteúdo existente e catalogado destina-se à cultura e história.

A Teoria dos Três Arquivos foi criada pelos britânicos e é muito utilizada em nosso território. Ela é importante porque impõe às instituições públicas e privadas a devida e correta movimentação, guarda e descarte de toda a documentação recebida e produzida.

Os franceses estabeleceram normas, muito utilizadas atualmente, de encaixe sistêmico entre a documentação existente em uma instituição e sua melhor gestão (movimentação, guarda e descarte) para fins de pesquisa, consulta e disponibilização ao solicitante ou requisitante. 

A gestão arquivística procurou estabelecer, principalmente, um encaixe sistêmico no manuseio de documentos, por isso, existe a Teoria dos Três Arquivos: arquivo corrente, arquivo permanente e arquivo morto. 

É correto dizer que a Divisão de Protocolo e Arquivo Institucional da UFGD detém a custódia dos documentos, pois em arquivologia a palavra custódia deve ser entendida como uma forma de guardar ou reter documentos e informações.