Alternativa correta: C

Tema central: A questão aborda os procedimentos corretos de arquivamento para garantir a conservação, integridade e acesso seguro aos documentos ao longo do tempo. É fundamental para o concursando distinguir práticas corretas das inadequadas, visando a preservação documental e respeito às normas arquivísticas.

Resumo teórico: O arquivamento de documentos envolve etapas como classificação, uso de materiais apropriados, controle de acesso e revisão periódica. As boas práticas são norteadas especialmente pela Lei n° 8.159/1991 (Política Nacional de Arquivos), Resolução CONARQ 14/2001 e manuais técnicos, que orientam sobre a guarda, digitalização, descarte e preservação dos documentos públicos e privados.

Justificativa da alternativa correta (C):
“Digitalização de todos os documentos físicos e descarte dos originais para economizar espaço físico.”
Essa alternativa está INCORRETA porque a digitalização NÃO autoriza o descarte automático dos originais. Para descarte, é preciso observar a Tabela de Temporalidade Documental e normas específicas. Muitos documentos exigem guarda permanente ou precisam de autorização formal para eliminação após digitalização (Decreto 10.278/2020). Além disso, documentos de valor histórico, legal ou probatório devem ser preservados em sua forma original.

Análise das alternativas incorretas:

A – Correta. A classificação por sistemas pré-definidos é um procedimento básico para a organização e fácil recuperação dos documentos.

B – Correta. O uso de caixas e pastas adequadas protege contra danos físicos e ambientais, sendo essencial para conservação.

D – Correta. O controle de acesso impede manuseio indevido e perda de informação, protegendo a integridade dos arquivos.

E – Correta. A revisão periódica (análise de temporalidade) é recomendada para avaliar o que deve ser preservado ou descartado.

Estratégias para interpretação: Note que a questão pede o procedimento incorreto. Sempre destaque palavras-chave como “incorreto”, “não recomendado”, e relacione cada alternativa com princípios fundamentais da arquivologia, evitando suposições e focando na legislação vigente.

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