O arquivo de primeira idade ou corrente é constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou em repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. 

O arquivo de segunda idade ou intermediário é constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.

O arquivo de segunda idade ou intermediário deve ser conservados próximos aos escritórios, pois são consultados frequentemente.

O arquivo de terceira idade ou permanente é constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e a sua evolução.

Os arquivos de terceira idade ou permanentes constituem os arquivos históricos propriamente ditos, pois é nessa fase que os documentos são arquivados de forma definitiva.