A principal finalidade do Arquivo é servir à administração, uma vez que o arquivo, enquanto área destinada a guardar e organizar os documentos, é criado pela instituição para dar suporte às suas atividades cotidianas, fornecendo as informações necessárias de forma rápida e segura. Portanto, são características do arquivo:

I. Conservar documentos para fins culturais.
II. Os documentos existem em um único exemplar ou em limitado número de cópias.
III. Acumular os documentos organicamente (os quais refletem as atividades da entidade acumuladora.
IV. Possuir uma classificação rigorosamente padronizada segundo parâmetros internacionais.