Existem três etapas a serem seguidas, sendo que a mais importante delas é o trans evento, ou evento propriamente dito, fase que abrange a análise crítica do evento, em que se verifica o grau de satisfação dos participantes.

O pré evento estende-se desde a tomada de decisão da realização do evento até o dia que acontece o início do mesmo. Nessa fase é que se realiza o planejamento global.

As atividades desenvolvidas no pós evento dizem respeito à estrutura de todos os serviços necessários à realização do evento e à sua divulgação.

No trans evento faz-se a análise crítica do evento, verifica-se a eficiência dos serviços prestados e o fechamento contábil, com a identificação da margem custos x benefícios.

As três etapas são fundamentais para o planejamento e realização do evento, mas não há necessidade de fazê-lo com muita antecedência, caso a comissão organizadora já possua experiência.