É um conjunto de procedimentos adotados pela Administração para registro formal de preços relativos à prestação de serviços, a obras e à aquisição e locação de bens para contratações futuras.

Os preços podem ser registrados mediante contratação direta ou licitação nas modalidades pregão ou concorrência.

A principal diferença do SRP em relação às contratações convencionais é que, no sistema convencional, a cada necessidade da Administração realiza-se procedimento licitatório para selecionar fornecedor e proposta para contratação específica, efetivada pela Administração ao final do procedimento.

Ainda na fase preparatória da contratação, o gerenciador deve realizar procedimento público de intenção de registro de preços (IRP) para, nos termos do regulamento, possibilitar, pelo prazo mínimo de 30 (trinta) dias úteis, a participação de outras organizações na ata de registro de preços.

O SRP, quando utilizado adequadamente, proporciona agilidade nas contratações, reduz os esforços administrativos e possibilita ganhos de escala, especialmente quando um só certame puder ser utilizado para satisfazer as necessidades de diferentes organizações públicas.