A linguagem é desburocratizada; o código verbal é o mesmo, as palavras são as mesmas, mas a redação se reveste de certas informalidades que são peculiares ao meio.

A redação oficial tem por objetivo racionalizar o trabalho e diminuir o custo, assim, procura disciplinar o uso de expressões e fórmulas, aconselhando determinados fechos em lugar de outros que se apresentam prolixos e melosos.

A preocupação principal deve ser com uma linguagem sóbria e clara, isenta de pleonasmos, juízos de valor, repetições, chavões, clichês, frases forçadas e sem nenhum proveito.

Como sua preocupação principal é com a objetividade e a precisão na comunicação, a linguagem assume caráter pragmático, utilitário.

Na redação oficial, as palavras têm significados precisos, caracterizadores de ideias ou fatos, de um lado, a ausência de preocupação com precisão vocabular, na maioria das vezes, gera equívocos, conflitos e prejuízos; de outro lado, o uso do código fechado favorece a comunicação clara e objetiva.