Documentos de arquivo são todos os documentos produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades

Documentos de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados, verificando-se a existência ou não de antecedentes. Em caso afirmativo, providenciar a juntada e em caso negativo, classificá-lo de acordo com o assunto tratado

As três fases básicas da gestão de documentos são: planejamento, controle e direção

A ficha de protocolo deverá conter basicamente: número de protocolo, data de entrada, origem, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto e data da primeira distribuição