O arranjo arquivístico implica também processos intelectuais, pois, para poder ordená-los, o responsável deve ter um conhecimento completo da história da instituição que produziu a documentação — sua origem, função e desenvolvimento organizacional e funcional. Só assim, com este estudo inicial, se tornará claro o melhor método de agrupar e arranjar os documentos estabelecendo suas relações. Na organização física dos documentos permanentes, o arranjo terá de obedecer ao princípio arquivístico: