Ignorar os arquivos ou permitir a sua destruição é condenar a nação, a instituição ou a pessoa ao anonimato. É não permitir que o cidadão cultue sua história, pois a documentação contida nos arquivos públicos são organizados e preservados para atender à tarefa do governo, desenvolvendo sua eficiência; proteger direitos e privilégios e para preservar recursos culturais. Estão contidas nos arquivos informações preciosas, que se não estiverem devidamente arranjadas, descritas e tratadas deixarão de responder as indagações feitas pelos consulentes. O instrumento de pesquisa do tipo parcial que descreve todos os elementos de um fundo, uma série ou parte de um fundo ou de uma série na ordem de arranjo é o