A função do arquivo é, também, guardar os documentos e, principalmente, fornecer aos interessados a informação contida no seu acervo de forma rápida e segura.

O arquivamento de documentos deve ser realizado de uma única maneira, de forma a garantir a preservação dos mesmos.

Os arquivos são os centros ativos de informação nas instituições públicas e privadas que, para cumprirem seus objetivos, precisam estar organizados e estruturados, de forma a evitar erros e repetições desnecessárias, gerar conhecimento para assessorar as tomadas de decisão e dar continuidade ao trabalho.

A palavra arquivo, na esfera da Arquivologia, pode ser definida sob duas formas: a que o considera como local onde se guardam documentos e o que o trata como um conjunto orgânico de documentos.

As informações arquivísticas, em qualquer instituição pública ou privada, apresentam características contábil/financeira, pessoal e administrativa, organizadas em diferentes espécies documentais.