O documento principal é aquele, que contém elementos, tais como o logotipo, o nome da empresa e corpo da uma carta, que são idênticos em cada versão do chamado documento mesclado, isto é, aquele obtido, por exemplo, como resultado da combinação do documento principal com a fonte de dados usada para preencher as informações que serão personalizadas, tomando-se como exemplo o nome do destinatário de cada versão do documento.

A fonte de dados de uma mala direta pode ser, por exemplo, uma planilha do EXCEL contendo informações, linha a linha, tais como Nome e Endereço dos destinatários. Colunas e/ou linhas específicas podem ser selecionadas na geração do documento mesclado.

A criação de uma mala direta no Word pode ser feita selecionando, na guia “Correspondências”, a ferramenta “Iniciar Mala Direta”; em seguida, a opção “Assistente de Mala Direta Passo a Passo...”

Na criação da mala direta, como alternativa a utilização de uma planilha EXCEL como fonte de dados, pode-se, ao longo das opções fornecidas pelo “Assistente de Mala Direta Passo a Passo...”, criar e digitar a fonte de dados, sem a necessidade de se ter um arquivo anteriormente preparado com tais dados.

Finalizando a mala direta, não é possível editar os arquivos mesclados ou criar uma nova mala direta a partir do mesmo documento principal. Como regra, novas fontes de dados exigem a vinculação a novos documentos, sendo, portanto, necessário salvar uma cópia do arquivo principal com outro nome e em outro diretório para dar início a um novo processo.