Nos documentos oficiais o uso dos pronomes de tratamento será necessário em três momentos distintos: no endereçamento, no vocativo e no corpo do texto.

No vocativo, os pronomes de tratamento são utilizados no início do texto do documento, para dirigir-se ao destinatário, sempre seguido por vírgula.

Apenas no corpo do texto pode-se empregar os pronomes de tratamento em sua forma abreviada. 

Em uma correspondência oficial destinada ao reitor de uma Instituição Federal de Ensino o vocativo a ser empregado é “Excelentíssimo Senhor Reitor”.

Em uma correspondência oficial destinada a uma autoridade do Supremo Tribunal Federal usa-se os seguintes pronomes de tratamento: no endereçamento: “A Sua Excelência o Senhor”; no vocativo: “Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal”; no Corpo do Texto: “Vossa Excelência”.