Uma comissão permanente de avaliação de documentos de uma Prefeitura está realizando a análise de diversas folhas de pagamento relativas a exercícios do passado, dentre elas, a folha do ano de 1980. Com base nos prazos de guarda definidos pelo Setor de Arquivos, e esgotado o valor probatório e administrativo do material, o grupo constatou que os registros não possuíam valor histórico ou secundário que justificasse sua preservação definitiva.
Considerando a teoria arquivística sobre o tema, tem-se que, para finalizar o procedimento e efetivar o descarte formal dos papéis do acervo municipal, a Administração Pública deve obrigatoriamente elaborar o seguinte documento: