Em relação à impessoalidade, o tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre da ausência de impressões individuais de quem comunica.

As comunicações oficiais devem ser sempre informais.

A clareza de digitação, o uso de papéis uniformes e a correta diagramação do texto são indispensáveis à padronização do documento.

A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial.