Há três fases básicas da gestão de documentos: produção, ut...

Fases da Gestão de Documentos

Produção

Utilização

Avaliação

Destinação

Produção de documentos (1ª fase): elaboração de documentos em função das atividades de um órgão ou setor.

Utilização de documentos (2ª fase): relacionada às atividades de protocolo, expedição e da organização e Arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.

Avaliação e Destinação de Documentos (3ª fase): avaliação e análise de documentos acumulados nos arquivos, com fins de determinar seus prazos de guarda.

Gab. Letra C

Gab C

A)Utilização

B)Utilização

C)Produção

D)Utilização

E)Utilização

GAB. C

Fases da Gestão de Documentos

1ª Fase: Produção de documentos:

A produção de documentos trata da elaboração de documentos em função das atividades de um órgão ou setor; priorizar apenas os documentos fundamentais; deve impedir que haja duplicação e emissão de vias desnecessárias; evitar perda de tempo no futuro com documentos duplicados.

2ª Fase: Utilização de documentos:

Aqui partimos para a fase do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Tramitação), de Expedição e de organização e arquivamento em de documentos em fase corrente e intermediária.

3ª Fase: Avaliação e destinação de documentos:

Fase mais complexa; capacidade analítica; análise dos documentos acumulados; determina seus prazos de guardas; valores administrativo, judicial, técnico e histórico. Quais serão arquivados permanentemente Quais devem ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para

a instituição

Resposta Correta: C) o ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor.

Nesta questão, estamos focando nas fases básicas da gestão de documentos, particularmente na fase de produção.

Análise das Alternativas:

A) o fluxo percorrido pelos documentos.

Incorreto. O fluxo percorrido pelos documentos está relacionado ao trâmite e movimentação dos documentos, não à produção deles.

B) o arquivamento dos documentos.

Incorreto. Arquivar documentos refere-se ao processo de organização e armazenamento, não à criação ou produção dos documentos.

C) o ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor.

Correto. A fase de produção de documentos se refere à criação e elaboração dos documentos como resultado das atividades específicas de um órgão ou setor. Essa alternativa descreve corretamente essa fase.

D) atividades de protocolo.

Incorreto. As atividades de protocolo estão relacionadas ao recebimento, registro e distribuição de documentos, e não à produção deles.

E) a elaboração de instrumentos de pesquisa.

Incorreto. A elaboração de instrumentos de pesquisa está relacionada ao acesso e recuperação de documentos, não à criação ou produção deles.

Conclusão:

A alternativa C é a resposta correta, pois reflete a definição da fase de produção na gestão de documentos, que é o ato de criar ou elaborar documentos de acordo com as atividades específicas de um determinado órgão ou setor. As outras alternativas referem-se a diferentes aspectos da gestão de documentos, mas não à produção.

A alternativa correta é a C, pois esta se refere à atividade de produção de documentos, que é um processo essencial na gestão de documentos. A produção de documentos é entendida como o ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Ela ocorre no âmbito das funções que a entidade desempenha, seja na administração pública ou privada, e é motivada pela necessidade de registrar informações que são parte integrante dos processos de trabalho.

As outras alternativas não correspondem à atividade de produção:

• A alternativa A - refere-se ao trâmite dos documentos, que é parte da fase de utilização;
• A alternativa B - está relacionada ao arquivamento, que é um procedimento que pode ocorrer tanto na fase de utilização quanto na de destinação, mas não é característico apenas da produção;
• A alternativa D - indica as atividades de protocolo, que estão mais ligadas ao controle, recebimento e envio de documentos, também inseridas na fase de utilização;
• A alternativa E - menciona a elaboração de instrumentos de pesquisa, que faz parte das atividades de apoio à utilização e ao acesso aos documentos já arquivados.

Portanto, ao compreender as fases básicas da gestão de documentos, que são produção, utilização e destinação, fica mais fácil identificar que a alternativa C é a correta, visto que se alinha com o conceito de criação de documentos como resultado direto das funções e atividades de uma entidade.