Certidão consiste em enunciado, nota ou aditamento feito à margem ou no verso de documento público, para esclarecer ou interpretar um fato, em face de situação preexistente, criada por lei.

Ao usar formas de tratamento como Vossa Excelência ou Vossa Senhoria, os verbos devem ser empregados na terceira pessoa do singular, mas o pronome possessivo será sempre vosso ou vossa, conforme o sexo.

No encerramento das correspondências oficiais, usa-se a expressão atenciosamente para dirigir- -se a ocupante de cargo hierarquicamente superior e a expressão respeitosamente para ocupante de cargo de igual hierarquia ou inferior.

Relatório é o documento em que se registram, de forma exata e metódica, as ocorrências e decisões das assembleias, reuniões ou sessões realizadas por comissões, conselhos, congregações, corporações e outros órgãos ou entidades colegiadas.

Na redação oficial, deve-se observar a coerência e coesão, a concisão e a impessoalidade, evitando-se o uso de chavões do tipo outrossim, debalde, destarte, vimos através deste/desta, reiteramos os protestos de estima e admiração, entre outros.