Um colaborador precisa enviar a outro setor um
documento físico já assinado, em formato digital, por
e-mail, podendo também compartilhar uma cópia em
um grupo fechado de rede social para acompanhamento do processo.
Considerando as boas práticas, qual procedimento
deve ser adotado?

Question

Um colaborador precisa enviar a outro setor um
documento físico já assinado, em formato digital, por
e-mail, podendo também compartilhar uma cópia em
um grupo fechado de rede social para acompanhamento do processo.
Considerando as boas práticas, qual procedimento
deve ser adotado?   Alternativa A: Digitalizar o documento em alta resolução
como imagem (JPEG), inserir essa imagem em
um arquivo do Word para ajustar o tamanho na
página e, em seguida, enviar apenas o arquivo
do Word por e-mail e no grupo da rede social,
permitindo que o destinatário faça pequenas
edições se identificar alguma inconsistência.  Ou Alternativa B: Utilizar um aplicativo de digitalização no celular pessoal para gerar um PDF do documento assinado, salvar esse arquivo em um serviço de nuvem vinculado à conta pessoal do usuário e encaminhar apenas o link de compartilhamento ao setor responsável e ao grupo fechado da rede social, sem restringir especificamente quem pode baixar o arquivo.  Ou Alternativa C: Digitalizar o documento em PDF e, para reduzir o tamanho do arquivo, aplicar uma compressão agressiva que diminua a resolução do conteúdo, enviando esse PDF compacto por e-mail e, caso o destinatário tenha dificuldade de leitura, encaminhar posteriormente uma foto de cada página no grupo da rede social. Ou Alternativa D: Digitalizar o documento em PDF, mas, antes do envio, utilizar uma ferramenta de reconhecimento de texto (OCR) para converter o conteúdo em texto editável, substituir o arquivo escaneado pelo texto convertido em um novo PDF e enviar esse PDF editável por e-mail e na rede social, considerando que eventual divergência poderá ser corrigida diretamente no arquivo. Ou Alternativa E: Digitalizar o documento assinado em scanner/ multifuncional, salvar em PDF legível (conferindo qualidade e integridade), armazenar em local seguro e anexar o PDF ao e-mail; se necessário, compartilhar o mesmo arquivo no grupo fechado da rede social.

Fundação de Estudos e Pesquisas Sócio Econômicos · Accepted Answer

Alternativa [E] Digitalizar o documento assinado em scanner/ multifuncional, salvar em PDF legível (conferindo qualidade e integridade), armazenar em local seguro e anexar o PDF ao e-mail; se necessário, compartilhar o mesmo arquivo no grupo fechado da rede social.

🚀 Mais performance?

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Um colaborador precisa enviar a outro setor um documento fí...

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