No setor de protocolo, quando uma correspondência ou documento é recebido, a primeira providência é o seu registro, atribuindo número, data e outras informações que permitam sua identificação e rastreabilidade durante a tramitação.

Quanto aos arquivos:

• Arquivo corrente: guarda documentos de uso frequente e consulta constante.
• Arquivo intermediário: recebe documentos que já não são consultados com frequência, mas que ainda precisam ser mantidos por razões administrativas ou legais.
• Arquivo permanente: destina-se aos documentos de valor histórico, probatório ou informativo que devem ser preservados definitivamente.