Alternativa correta: B

Vamos entender o porquê e analisar as alternativas para esclarecer suas dúvidas sobre a função do protocolo na gestão de documentos.

O protocolo é uma função essencial em qualquer órgão público. Ele atua como a porta de entrada e saída de documentos, assegurando a rastreabilidade e organização dos mesmos. Vamos agora analisar cada uma das alternativas para compreender melhor:

A - Registro de entrada e saída de documentos, garantindo rastreabilidade.

Essa atividade é típica do protocolo. O registro de entrada e saída de documentos é fundamental para controlar e monitorar os documentos que passam pela instituição, garantindo que cada documento seja corretamente registrado e possa ser rastreado.

C - Encaminhamento de documentos para as unidades responsáveis.

Essa é outra atividade típica do protocolo. Após o registro, o protocolo é responsável por direcionar os documentos para as unidades ou setores competentes, assegurando que cada documento chegue ao seu destino correto dentro da instituição.

D - Classificação de documentos conforme o plano de classificação da instituição.

Novamente, trata-se de uma função do protocolo. A classificação dos documentos é essencial para a organização e gestão adequada dos arquivos, permitindo que os documentos sejam facilmente localizados e identificados.

B - Avaliação do conteúdo interno dos documentos para determinar sua relevância legal.

Esta é a alternativa correta porque a avaliação do conteúdo interno dos documentos para determinar sua relevância legal não é uma atividade típica do protocolo. Essa tarefa geralmente é realizada por outras áreas ou setores especializados, como o jurídico ou o arquivo permanente, que têm a competência e o conhecimento necessário para avaliar a relevância e o valor legal dos documentos.

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Pessoal,a avaliação dos documentos comporta exceção: caso o documento seja sigiloso ou particular,a avaliação do conteúdo interno não é feita.

entendo que a alternativa não generaliza essa atividade para todos documentos mas essa é a única explicação para estar errada,justamente por faltar informação

Ta, mas o protocolo, somente não lê documentos sigilosos, os outros ele precisa ler para poder classfica-los

B

Avaliação do conteúdo interno dos documentos para determinar sua relevância legal.

Gabarito B

PROTOCOLO

Setor encarregado do recebimento, classificação, registro, distribuição (interna), expedição (externa) e controle da tramitação de documentos. 

Somente na fase CORRENTE

Recebimento: Recebe tanto documentos internos quanto aqueles encaminhados por outras instituições. Há identificação dos metadados do documento. Separa a correspondência oficial da particular e encaminha esta última, assim como a sigilosa, para seus respectivos destinatários.

Classificação: Identificar os assuntos dos documentos, classificando-o de acordo com os códigos elencados no plano de classificação Documentos particulares e sigilosos devem ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários, sem classificação, pois têm acesso restrito. Separa a correspondência oficial da particular e encaminha esta última, assim como a sigilosa, para seus respectivos destinatários.

Registro: Procedimento de cadastro do documento em um sistema de controle, atribuindo um nº para acompanhamento – o termo “autuação” é utilizado para  processo. 

Distribuição: Atividade de envio do documento ao destinatário. Quando destinatário interno, distribuição, quando externo, expedição.

Controle da tramitação: Permite identificar a exata localização do documento, a data de entrada na instituição, as unidades por onde passou, quem e quando o recebeu, etc

PROTOCOLO NÃO REALIZA: AVALIAÇÃO E SIM CLASSIFICAÇÃO. A AVALIAÇÃO É FEITA NA FASE DE GESTÃO DOCUMENTAL

Gestão de Documentos: ao falar em gestão de documentos, estamos nos referindo aos arquivos APENAS DUAS FASES CORRENTE e INTERMEDIÁRIA. Suas fases básicas são:

Produção.

Utilização.

Destinação e avaliação.