Para cada material a ser adquirido ou tipo de fornecedor, o prazo de aquisição poderá ser variável. Assim, é interessante a criação de uma ferramenta gerencial que identifique o início do processo de cotação para facilitar a administração do setor de suprimentos ou do canteiro de obras. O ponto de partida para esse processo consiste no cronograma de necessidade de materiais, ou seja, o momento de aplicação deles nas frentes de trabalho.