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GAB. A.

avaliação =  Processo de análise de documentos de documentos arquivo(1) arquivo(1), arquivo(1) que estabelece os prazos de guarda e a prazos de guarda destinação, de destinação acordo com os valores que lhes são atribuídos. Ver também comissão de avaliação.

Fonte: DBTA (2005)

Gabarito: letra A.

TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS ÀS ATIVIDADES-MEIO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA: TABELA BÁSICA

1 – INTRODUÇÃO

A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivístico, na medida em que define quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade.

Fonte:
Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo; relativos às atividades-meio da administração pública/Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.

Avaliação: Processo que consiste na atribuição de valores (primário ou secundário) para os documentos, assim como prazos de guarda e destinação final (guarda permanente ou eliminação).

“O conceito de triagem se confunde com o de avaliação, na medida em que ambos os processos se relacionam à depuração da massa documental arquivística, eliminando-se documentos sem valor e preservando-se aqueles que o tenham, seja para fins administrativos ou de pesquisa histórico-científica”.

A tabela de temporalidade é um instrumento resultante do processo de avaliação.

Ponto dos Concursos

avaliação
Processo  de  análise  de  documentos de  arquivo,  que  estabelece  os  prazos  de  guarda e  a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos

eliminação
Destruição  de  documentos que,  na  avaliação,  foram  considerados  sem  valor  permanente. Também chamada expurgo de documentos.

classificação
 1 Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.
 2  Análise e  identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir códigos.
 3  Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de  graus de sigilo, conforme legislação específica. Também chamada classificação de segurança.

tabela de temporalidade
Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições  de  guarda  tendo  em  vista  a  transferência, recolhimento, descarte ou  eliminação dedocumentos.

Colocaram temporalidade pra confundir as pessoas, mas nem existe esse processo, foi pra remeter a tabela de temporalidade a qual decorre do processo de avaliação.

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordenada, segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos. É o processo relacionado à depuração da massa documental arquivística, eliminando-se documentos sem valor e preservando-se aqueles que o tenham, seja para fins administrativos ou de pesquisa histórico-científica.

SELEÇÃO (Triagem) DE DOCUMENTOS

É realizada no âmbito dos arquivos correntes e intermediários por técnicos previamente orientados, seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ou nos relatórios de avaliação. A seleção é a separação física dos documentos para tarefas como:

1. Eliminação: trata-se da destruição dos documentos cuja operacionalização dependerá de seu volume, podendo ser levada a efeito manualmente ou através de trituradoras.

2. Transferência: envio dos documentos para o arquivo intermediário, acompanhados de listagem, onde aguardarão o cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final;

3. Recolhimento: envio dos documentos para o arquivo permanente. Nessa fase, o arquivo deve elaborar instrumentos de recuperação da informação com vistas à sua guarda permanente e seu acesso público.

No arquivo permanente, o tratamento técnico dos documentos é feito por conjuntos documentais, denominados fundos, que poderão ser subdivididos em séries e subséries.

Prazo de guarda (ou período de retenção) é o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermediário. Todo documento, ao término de seu ciclo vital, deverá ser encaminhado à sua destinação final, que ocorrerá no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinação final do documento poderá ser:

1. Eliminação: quando o documento não tiver valor histórico. Os processos mais indicados de eliminação são: fragmentação, maceração, alienação por venda ou doação.

2. Guarda permanente: quando o documento tiver valor histórico.

O processo de incineração deve ser evitado por não ser ecologicamente correto. Observe: Não é proibido, mas os autores dizem que não é recomendável.

A Tabela da Temporalidade é o instrumento resultante da etapa de avaliação dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária (período em que o mesmo será guardado nestas fases), bem como sua destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente). A Tabela de Temporalidade será elaborada por uma comissão chamada de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de Documentos e será aprovada por autoridade competente do órgão para que possa ser aplicada na instituição.

Fonte- pdf 'aprovaconcursos'

• definir por quanto tempo cada documento ficará em cada fase do ciclo vital (arquivo corrente e intermediário);
• definir se os documentos passarão pelas duas fases;
• definir se os documentos serão eliminados e quando serão eliminados;
• definir se os documentos serão recolhidos para o arquivo permente e quando serão recolhidos.