São vantagens da implementação de um sistema de arquivo inte...
o que ne ajudou a responder essa questão foi saber que a passagem de documento de intermediario para permanente não é transferencia, mas sim recolhimento.
Gabarito B
B) Recolhimento para a guarda permanente.
Lei 8.159/91 --> informa que os “documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Recolhimento: Operação pela qual um conjunto de documentos passa para o arquivo permanente.
Transferência (passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermediários).
É importante ressaltar que é possível um documento passar diretamente da fase corrente (1° idade) para a fase permanente (3° idade).
Transferência é do arquivo corrente para o intermediário.
Recolhimento é do arquivo corrente ou intermediário para o arquivo permanente.
São vantagens da implementação de um sistema de arquivo intermediário:
→ A economia de espaço e de recursos materiais.
→ O aproveitamento do espaço físico nos prédios da administração central.
→ A agilidade de recuperação da informação contida na documentação corrente.
A transferência corresponde ao envio para o arquivo intermediário; recolhimento corresponde ao envio para o arquivo permanente. Esses conceitos não podem ser alterados (transferir para o permanente ou recolher para o arquivo intermediário).
Prof: Elvis Miranda
Gabarito B
Dai você lembra que transferência é do arquivo corrente para o intermediário e recolhimento que é o envio para o arquivo permanente e já corta a alternativa B por conta desse erro grosseiro. Dai você descobre que a questão pede a incorreta (todas estão certas, EXCETO uma)
Gab. B
Não se transfere documentos para arquivo permanente, essa operação é denominada RECOLHIMENTO.
► Movimentação entre as fases: • Corrente --> TRANSFERIDO --> • Intermediário --> RECOLHIDO --> Permanente
Na fase corrente ficam os documentos que possuem maior possibilidade e frequência de uso, pois são documentos que estão cumprindo as funções pelas quais foram criados.
Na fase intermediária ficam os documentos que já cumpriram as suas funções, mas que ainda podem ter o seu acesso solicitado para que alguma atividade pendente possa ser realizada. Esses documentos, após o tempo definido pela tabela de temporalidade, são eliminados ou guardados permanentemente.
No arquivo permanente ficam os documentos que perderam seu valor primário, ou seja, que já cumpriram o que tinham de cumprir, e adquiriram um valor secundário por suas características históricas, culturais, probatórias ou informativas.
Tratando-se especificamente dos arquivos intermediários, as características principais são: valor primário reduzido, aguarda a destinação final, pode ser armazenado em um local diferente do local de produção, armazena documentos em locais de baixo custo, é composto de documentos transferidos dos arquivos corretes e também podem ser chamados de arquivos de segunda idade;
a) Correta. Os arquivos intermediários são estruturados justamente para armazenar os documentos que já cumpriram suas funções, mas que aguardam a sua destinação final para o caso de ainda serem de interesse da instituição para alguma atividade. Entretanto, essa "espera" seria inviável se o armazenamento tivesse que ser feito nas sedes das instituições, onde paga-se um custo alto pelo metro quadrado que utilizam, então armazena-se em outro local, gerando uma economia de espaço nas sedes e nos setores correntes, além de recursos materiais, pois um depósito possui uma necessidade de armazenamento e acondicionamento diferente.
b) Incorreta. Não ocorre transferência para o arquivo permanente. Quando os documentos passam do arquivo corrente para o permanente ou do intermediário para o permanente, o fazem por recolhimento. Entretanto, a existência do arquivo intermediário é um fator que contribui para o recolhimento dos documentos permanentes, pois antes de recolhê-los, há todo um trabalho de seleção, baseado na destinação final, que permite que somente os documentos que de fato possuem valor histórico, cultural, probatório ou informativo sejam recolhidos.
c) Correta. Como os arquivos intermediários podem ficar em outro local, o espaço da sede da instituição passa a ser melhor aproveitado.
d) Correta. Quando os documentos são transferidos para os arquivos intermediários, o são porque 1) cumpriram suas funções no arquivo corrente, 2) a tabela de temporalidade permitiu que a transferência ocorresse diante dos prazos. Nesse sentido, quando se desafoga os arquivos correntes baseando-se nesses dois pontos, há uma melhor distribuição da documentação diante dos seus valores para a instituição.