Os representantes digitais decorrentes dos procedimentos de digitalização serão utilizados em substituição aos documentos arquivísticos originais, para todas as finalidades legais. 

Os representantes digitais estão submetidos às regras de gestão e preservação de documentos arquivísticos semelhantes ao que estariam expostos os originais. 

A perda, inconsistência, corrupção, indisponibilidade ou falta de confidencialidade dos representantes digitais podem causar grandes problemas administrativos na instituição, considerando que os documentos originais já foram eliminados.

Os documentos arquivísticos digitais devem ser preservados e acessíveis por todo ciclo de vida desde sua produção, independentemente de ser ou não permanentes.

O servidor responsável pela preservação dos documentos arquivísticos digitais deve criar seu próprio método de preservação, adaptado à sua realidade pessoal, sendo a política de gestão e preservação de documentos arquivísticos digitais apenas uma consulta facultativa.