A alternativa correta é a C - o amplo acesso a seu conteúdo.

Vamos entender por que essa é a resposta certa e comentar as outras alternativas.

O tema da questão trata da gestão de documentos no contexto da digitalização e arquivamento eletrônico. Quando um documento não pode ser digitalizado por motivos como volume, tamanho, formato ou ilegibilidade, ele deve permanecer fisicamente armazenado na secretaria da unidade processante. Nesse caso, uma certidão padronizada deve ser inserida no processo eletrônico para garantir que o documento físico possa ser acessado quando necessário.

Vamos analisar cada alternativa:

Alternativa C - o amplo acesso a seu conteúdo: Esta é a resposta correta porque, mesmo que o documento não possa ser digitalizado, é fundamental garantir que seu conteúdo esteja acessível. A certidão padronizada funciona como uma referência que assegura que o documento físico pode ser localizado e consultado quando necessário, promovendo o amplo acesso à informação contida no documento.

Alternativa A - a sua guarda permanente: Embora seja importante manter a guarda do documento, a questão central aqui é o acesso ao conteúdo. Não basta apenas guardar o documento; é necessário garantir que ele possa ser acessado, o que não é explicitamente mencionado nesta alternativa.

Alternativa B - a supervisão dos procedimentos pela CPAD: A CPAD (Comissão Permanente de Avaliação de Documentos) é importante no contexto de gestão documental, mas a alternativa não está diretamente relacionada com a necessidade de acesso ao conteúdo do documento, que é o ponto central da questão.

Alternativa D - a fragmentação manual ou mecânica: Fragmentar o documento não faz sentido no contexto da questão, pois isso implicaria na destruição do documento e na perda do acesso ao seu conteúdo, que é precisamente o contrário do que se deseja quando se trata de garantir o acesso a informações.

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Art. 15. O documento, cuja digitalização seja tecnicamente inviável devido ao grande volume, tamanho, formato ou por ilegibilidade, deverá permanecer na secretaria da unidade processante, com o registro cabível em certidão padronizada inserida no processo eletrônico, garantindo-se amplo acesso a seu conteúdo.

Resolução Nº 469 CNJ

Documentos devem sempre ter garantido o amplo acesso ao seu conteúdo, mesmo quando sua digitalização seja tecnicamente inviável devido ao grande volume, tamanho, formato ou por ilegibilidade. 

Fonte: Estratégia Concursos.

O comando central da questão apresenta a regra contida no Decreto nº 10.278/2020 (especificamente em seu art. 5º, parágrafo único ou contexto correlato de inviabilidade técnica) acerca do tratamento a ser dispensado ao documento original ou àqueles cuja digitalização se torne tecnicamente inviável devido a grande volume, tamanho, formato ou ilegibilidade. O texto exige que tal documento permaneça na secretaria da unidade processante, com o registro cabível em certidão padronizada inserida no processo eletrônico, garantindo-se o destino adequado previsto na norma.

• A) a sua guarda permanente.
• Erro conceitual: Incorreto. O fato de o documento físico apresentar inviabilidade técnica de digitalização e permanecer na unidade custodiada não significa, por si só, que a sua destinação institucional automática seja a "guarda permanente" (fase final definitiva destinada apenas aos documentos de valor histórico, probatório ou cultural relevante). O acervo corrente ou intermediário segue tabelas próprias de temporalidade. Incorreta.
• B) a supervisão dos procedimentos pela CPAD.
• Erro conceitual: Incorreto. Embora a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) atue na gestão e supervisão geral da avaliação e temporalidade, a norma específica de digitalização e custódia física de documentos inviáveis visa primariamente assegurar a acessibilidade e o controle processual, não sendo a supervisão da CPAD a garantia direta objeto desta regra específica do decreto. Incorreta.
• C) o amplo acesso a seu conteúdo.
• Análise do Gabarito: Correto. Como o documento físico original não pôde ser digitalizado devido a limitações técnicas (volume, tamanho ou formato) e permaneceu acautelado na secretaria da unidade processante, a adoção da certidão padronizada no processo eletrônico e a preservação do original têm como escopo fundamental garantir o amplo acesso ao seu conteúdo pelos interessados e órgãos de controle, mantendo a transparência e a instrução processual intactas. Alternativa Correta.
• D) a fragmentação manual ou mecânica.
• Erro conceitual: Incorreto. A fragmentação (destruição física por trituração) é o procedimento aplicável exclusivamente a documentos que já passaram pelo ciclo completo de avaliação e cuja eliminação foi autorizada pelas instâncias competentes, jamais a documentos cuja digitalização seja inviável e que continuem integrando o processo administrativo em andamento. Incorreta.