A administração dos arquivos correntes tem por objetivo faze...
A administração dos arquivos correntes tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam às finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econômica possível. Os documentos são eficientemente administrados quando:
1 - uma vez necessários podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão.
2 - conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às atividades correntes.
3 - nenhum documento é reservado por tempo maior do que o necessário a tais atividades, a menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros fins.
São afirmações corretas:
Alternativa correta: D - 1, 2 e 3.
A administração de arquivos correntes é uma área fundamental da Arquivologia, onde se trata do gerenciamento dos documentos que estão em uso frequente e que servem às atividades rotineiras de uma instituição ou empresa. Para resolver essa questão corretamente, é essencial compreender o que caracteriza o gerenciamento eficiente e econômico dos arquivos correntes.
As afirmações apresentadas na questão refletem os três pilares desse gerenciamento:
1 - A capacidade de localizar documentos rapidamente e sem confusões é um indicativo de que o arquivo está bem organizado e que os procedimentos de recuperação da informação são eficientes. Isso é essencial para que a documentação cumpra seu papel no suporte às atividades diárias.
2 - A necessidade de minimizar custos com espaço e manutenção é uma preocupação constante em arquivologia. Isso envolve tanto o armazenamento adequado quanto a determinação correta da temporalidade dos documentos, para que não se ocupem espaços desnecessariamente.
3 - A administração eficaz também implica em garantir que os documentos não sejam guardados por mais tempo do que o necessário para as atividades correntes, a não ser que tenham valor permanente para pesquisa ou outros usos. Isto é uma referência direta aos princípios de avaliação e destinação de documentos, que asseguram que os documentos sejam mantidos pelo tempo correto e que aqueles com valor histórico ou probatório sejam preservados de maneira adequada.
Portanto, todas as afirmações (1, 2 e 3) estão corretas, demonstrando as melhores práticas no manejo dos arquivos correntes e justificando a alternativa D como a correta.