Alternativa correta: B

Tema central da questão: Organização de agendas no ambiente público é uma das funções essenciais do secretariado, especialmente para garantir eficiência no atendimento e controle do fluxo de pessoas. Isso exige não apenas a marcação dos horários, mas também a checagem dos dados dos visitantes, a coordenação com as equipes envolvidas e o respeito aos limites de atendimento diário.

Resumo teórico: Segundo boas práticas administrativas e referências como o Manual de Gestão de Protocolos e Atendimento (IBGE) e a Cartilha de Atendimento ao Público do Governo Federal, a organização eficaz das agendas envolve:

• Definir e respeitar o tempo dedicado para cada atendimento;
• Limitar o número de vagas por dia, de acordo com a capacidade da equipe;
• Manter todos informados sobre ajustes ou mudanças, para evitar desencontros e garantir transparência.

Justificativa da alternativa correta (B): Agendar com parâmetros de tempo, respeitar limites de vagas e comunicar mudanças reflete planejamento, responsabilidade e respeito ao cidadão. Isso diminui filas, evita superlotação e melhora a qualidade do serviço, seguindo os princípios de Organização e Métodos (O&M).

Análise das alternativas incorretas:

• A: Marcar todos para o mesmo horário gera desorganização, filas e insatisfação, além de descumprir princípios de eficiência.
• C: Deixar a agenda aberta sem controle compromete a previsibilidade e a qualidade do atendimento, além de impactar negativamente a equipe.
• D: Desvincular a recepção do controle de horários pode gerar falhas de comunicação e fragmentar o processo, aumentando os riscos de erros.

Estratégia de interpretação: Sempre procure alternativas que demonstrem organização, controle e comunicação. Desconfie de opções que sugerem falta de limites, improviso ou ausência de envolvimento dos setores responsáveis.

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