Segundo o Profuncionário (caderno 13), os arquivos mortos nunca ou pouquíssimas vezes são consultados, assim como os arquivos inativos que armazenam documentos com pouca frequência de uso. Sendo assim, práticas recomendadas para o arquivo morto e para o arquivo inativo, respectivamente, são:

Conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou ainda por pessoas, segundo o Profuncionário (caderno 13), são: