A literatura administrativa trata a comunicação institucional como um sistema com emissor, mensagem, canal, receptor, feedback e ruídos, em que a clareza, a consistência terminológica e a adequação ao público condicionam tanto a qualidade do atendimento quanto a legitimidade do serviço prestado. Acrescenta-se que, no setor público, a comunicação tem feição impessoal, documentada e orientada a direitos, o que impõe padrões verificáveis de registro, prazo e cortesia. Nessa perspectiva conceitual, a prática mais aderente ao atendimento público de qualidade é:

Reuniões eficazes exigem objetivo explícito, pauta priorizada, definição de papéis (condução, relatoria, controle do tempo), quórum e critérios de encerramento. A materialização de deliberações demanda ata com decisões, responsáveis e prazos. À luz desses fundamentos, a conduta correta é: 

Relatórios gerenciais cumprem dupla função: informar (indicadores, séries históricas, metas) e orientar decisões (análise causal, ações corretivas, responsáveis e prazos). Sem isso, não há gestão por resultados. O desenho mínimo de um relatório mensal de desempenho deve conter: