A  expedição  de  documentos  via  correios,  quando  não  for  possível  a  expedição  eletrônica,  não  constitui  atribuição do protocolo.

A  Gestão  de  Documentos  é  o  conjunto  de  procedimentos  e  operações  técnicas  referentes  às  atividades  de  produção,  tramitação,  uso,  avaliação  e  arquivamento  nas  fases  corrente  e  intermediária,  visando  sua  eliminação  ou  recolhimento  à  guarda  permanente

O  Plano  de  Classificação  da  instituição  permite  classificar  todo  e  qualquer  processo  e  documento  produzido  e/ou  recebido  pelo  órgão,  no  exercício  de  suas atividades e funções.

O  Protocolo  é  o  serviço  encarregado  do  recebimento,  registro,  classificação,  distribuição,  controle da tramitação e expedição de documentos.

Os  documentos  considerados  de  correspondência  são  todos  cuja  espécie  possui  uma  configuração  de  comunicação  escrita,  que  circulam  entre  entidades  públicas ou privadas, em meio físico ou digital.

É  dever  do  Poder  Público:  a  gestão  documental;  a  proteção  especial  a  documentos  de  arquivos,  como  instrumento  de  apoio  à  administração,  à  cultura,  ao  desenvolvimento científico e como elementos de prova  e  informação;  e  a  restauração  de  documentos  de  relevante  importância  histórica  para  o  País,  para  o  Estado ou para o município. 

Os  arquivos  públicos  são  os  conjuntos  de  documentos  produzidos,  no  exercício  de  suas  atividades,  por  órgãos  públicos  de  âmbito  federal,  estadual,  do  Distrito  Federal  e  municipal  em  decorrência  de  suas  funções  administrativas,  legislativas  e  judiciárias,  sendo  os  documentos  pessoais  de  pessoas  físicas  ou  de  pessoas  jurídicas,  ainda que  recebidos pelo Poder Público, considerados  arquivo privado.

Os  arquivos  privados  identificados  como  de  interesse  público  e  social  poderão  ser  alienados  com  dispersão ou perda da unidade documental e podem ser  transferidos para o exterior.

Compete aos arquivos do Poder Executivo Federal a  gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e  recebidos pelo Poder Legislativo Federal e pelo Poder  Judiciário Federal, quando de assuntos de interesse da  Presidência  da  República,  bem  como  preservar  e  facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Foram  revogadas  as  regras  que  impõem  decreto  fixador  das  categorias  de  sigilo  que  deverão  ser  obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos  documentos por eles produzidos.