Da impessoalidade de quem recebe a comunicação: ela pode ser dirigida a um cidadão, sempre concebido como público, ou a uma instituição privada, a outro órgão ou a outra entidade pública. Em todos os casos, temos um destinatário concebido de forma heterogênea e impessoal. 

Do estilo de escrita do emissor que produz a comunicação oficial: a comunicação deve garantir a identificação do setor e, principalmente, de quem produziu o texto oficial. 

Da ausência de impressões individuais de quem comunica: embora se trate, por exemplo, de um expediente assinado por Chefe de determinada Seção, a comunicação é sempre feita em nome do serviço público, permitindo, porém, que comunicações elaboradas em diferentes setores da administração pública sejam parcialmente padronizadas.

Do caráter impessoal do próprio assunto tratado: se o universo temático das comunicações oficiais se restringe a questões que dizem respeito ao interesse público, é natural não caber qualquer tom particular ou pessoal. 

“senhor” ou “senhora”, independentemente do nível hierárquico, da natureza do cargo ou da função ou da ocasião. 

“Vossa Magnificência” para se dirigir ao reitor de uma universidade pública. 

“Vossa Senhoria” para se dirigir a diretores de unidades acadêmicas ou pró-reitores.

“doutor” para se dirigir a professores de universidades públicas que possuam o título de doutorado. 

I - composição: local e data do documento; II - informação de local: nome da cidade onde foi expedido o documento, seguido de vírgula. Não se deve utilizar a sigla da unidade da federação depois do nome da cidade; III - dia do mês: em numeração cardinal para qualquer dia do mês. Não se deve utilizar zero à esquerda do número que indica o dia do mês; IV - nome do mês: deve ser escrito com inicial minúscula; V - pontuação: não se coloca ponto-final depois da data. 

I - composição: local e data do documento; II - informação de local: nome da cidade onde foi expedido o documento, seguido de vírgula. Não se deve utilizar a sigla da unidade da federação depois do nome da cidade; III - dia do mês: em numeração ordinal se for o primeiro dia do mês e em numeração cardinal para os demais dias do mês. É obrigatório utilizar zero à esquerda do número que indica o dia do mês; IV - nome do mês: deve ser escrito com inicial maiúscula; V - pontuação: coloca-se ponto-final depois da data.

I - composição: local e data do documento; II - informação de local: nome da cidade onde foi expedido o documento, seguido de vírgula. Não se deve utilizar a sigla da unidade da federação depois do nome da cidade; III - dia do mês: em numeração ordinal se for o primeiro dia do mês e em numeração cardinal para os demais dias do mês. Não se deve utilizar zero à esquerda do número que indica o dia do mês; IV - nome do mês: deve ser escrito com inicial minúscula; V - pontuação: coloca-se ponto-final depois da data.

Podem optar por não segui-lo considerando que a Constituição Federal garantiu autonomia a elas.

Devem elaborar o próprio manual de redação escolhendo as regras que mais agradam a elas. 

Devem observar as vedações e aplicações constantes no decreto.

Podem negar a realização de ato administrativo ou admoestar o interlocutor nos autos do expediente caso haja erro na forma de tratamento empregada.