Na identificação do signatário e quando da necessidade de utilização dos termos interino e substituto, esses termos devem ser utilizados depois do nome do cargo, sem hífen, sem vírgula e em minúsculo.

Na identificação do signatário, o cargo ocupado por pessoa do sexo feminino não deve ser flexionado no gênero feminino.

Na hipótese de comunicação com particular, o vocativo deve ser, obrigatoriamente, Prezado Senhor ou Prezada Senhora.

No vocativo de comunicações oficiais, podem ser utilizadas as expressões Digníssimo (DD), Ilustríssimo (Ilmo.) e Doutor (Dr.), independente do cargo ocupado pela autoridade.

O signatário de uma comunicação oficial é a pessoa a quem o documento se destina.