Para o correto registro e identificação de um expediente no padrão ofício, as informações de numeração e de origem devem ser organizadas da seguinte forma: o nome do documento em letras maiúsculas; a indicação de numeração (Nº); o ano com quatro dígitos; e as siglas do setor. Essas siglas devem ser dispostas, obrigatoriamente, da maior para a menor hierarquia, e o conjunto deve ser alinhado à margem direita da página.

Ao analisar os atributos da redação oficial, observa‑se que o uso do padrão culto da língua é imprescindível, devido a seu caráter público. No entanto, o manual estabelece que esse padrão culto se traduz na existência de um padrão oficial de linguagem, o qual consagra o uso de jargões burocráticos e o emprego da língua de modo rebuscado para garantir a formalidade necessária entre as autoridades.