No início do expediente, a recepção recebe diversas correspondências destinadas a diferentes setores da instituição. Entre elas estão documentos oficiais, correspondências comuns e materiais que exigem encaminhamento específico.

Para garantir que os documentos cheguem corretamente aos destinatários e que sua circulação possa ser acompanhada quando necessário, o recepcionista deve: 

Ao final de determinado período, a recepção acumula formulários, fichas, cópias e outros documentos utilizados durante o atendimento. Sem uma organização adequada, localizar posteriormente uma informação poderá se tornar demorado e aumentar o risco de extravio.
Considerando os princípios básicos de organização, conservação e localização de documentos, é adequado que o recepcionista: