Empregar a escuta ativa, buscando compreender os motivos da insatisfação do cidadão e demonstrando empatia, mas sem fazer promessas que não possam ser cumpridas.

Priorizar a resolução do problema do cidadão, mesmo que isso implique em extrapolar suas atribuições. 

Interromper a fala do cidadão quando perceber que ele está se desviando do assunto principal.  

Manter uma postura formal e distante para evitar que o cidadão se sinta à vontade para fazer novas reclamações.