O arquivo pode ser entendido como a reunião de documentos conservados, tendo em vista sua utilidade futura. Os documentos de um arquivo, além de serem produzidos pela instituição, podem também ser recebidos por ela.

A importância do arquivo para a instituição está ligada ao aumento expressivo do volume de documentos que utiliza no exercício de suas atividades. O grande volume de documentos justifica a necessidade de sua eliminação. 

Quanto ao fluxo percorrido pelos documentos, são aplicados métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas para organizar, classificar e elaborar instrumentos de recuperação da informação. É adequado proceder à correta classificação e ordenação dos documentos a serem arquivados. 

O termo arquivo também pode ser aplicado para designar o órgão governamental ou institucional que tenha o objetivo de guardar e conservar a documentação. Além de organizar, transferir, guardar e preservar os documentos, é fundamental assegurar que estejam rapidamente disponíveis aos usuários, obedecidos os parâmetros de metodologia arquivística e da legislação vigente.