Para a obtenção de clareza em um texto, sugere-se o emprego de frases curtas, bem estruturadas, com apresentação de orações na ordem indireta e com uso frequente de intercalações.

A redação oficial é elaborada sempre em nome do serviço público e sempre em atendimento ao interesse geral dos cidadãos. Sendo assim, os assuntos objetos dos expedientes oficiais não devem ser tratados de outra forma que não a estritamente humana e pessoal.

Em relação ao uso dos pronomes de tratamento para se referir a autoridades, usa-se “Vossa Excelência” – tanto no endereçamento quanto no corpo do texto – para se dirigir desde ao Presidente da República até aos oficiais de postos militares diversos.

O Novo Acordo Ortográfico tornou opcional o uso de iniciais maiúsculas em palavras usadas reverencialmente, por exemplo, para cargos e títulos, pode-se escrever “Vice-Presidente” ou “Vice-presidente”.

Em se tratando de vocativo, em comunicações oficiais, está abolido o uso de “Digníssimo” (DD) e de “Ilustríssimo” (Ilmo.). Deve-se também evitar o uso de “doutor” indiscriminadamente. O tratamento por meio de “Senhor” confere a formalidade desejada.

A concisão consiste em esquivar-se da prolixidade e conseguir transmitir as informações usando o mínimo possível de palavras, isto é, priorizar a economia de pensamento e de passagens substanciais do conteúdo que se deseja comunicar.

Os atos oficiais (atos de caráter normativo) ou estabelecem regras para a conduta dos cidadãos, ou regulam o funcionamento dos órgãos e entidades públicos, o que só é alcançado se, em sua elaboração, for empregada a linguagem adequada.

As comunicações administrativas, em geral, apresentam formalidade, em especial, em se tratando de eventuais documentos impressos; para o caso de comunicações feitas em meio eletrônico, há certa flexibilidade quanto ao rigor formal, próprio do suporte textual em questão.

A língua culta é contra a pobreza de expressão; o uso do padrão culto, portanto, significa empregar a língua de modo rebuscado e com o emprego de figuras de linguagem características do estilo formal.

No texto oficial, para se dirigir tanto ao Presidente da República quanto ao Vice-Presidente são utilizados os mesmos pronomes: “Excelentíssimo Senhor” (vocativo) e “Vossa Excelência” (tratamento no corpo do texto).